Mit dem "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl 2016 I S. 3152)" wurden die Neuregelungen zur Kassennachschau eingeführt. Damit werden die zuvor eingeführten GoBD um weitere Bestimmungen ergänzt, welche die Manipulation von elektronischen Kassensystemen weiter erschweren sollen.
Zulässig ist eine Kassennachschau zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben. Hierzu zählt auch die Überprüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes der Kassen im Geschäftsbetrieb.
Auch wenn eine Kassennachschau ohne vorherige Ankündigung stattfinden darf, so ist diese doch auf die Geschäftsräume und die dortigen üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten zu begrenzen. Die Gepflogenheiten der jeweiligen Branche sind dafür ausschlaggebend, welche Geschäftszeiten als üblich anzusehen sind. Somit wäre beispielsweise im Einzelhandel auch eine Prüfung an einem Samstag zulässig.
Im Regelfall wird sich der Kassenprüfer also unangekündigt im Geschäft des Steuerpflichtigen zunächst ausweisen. Er erhält damit unmittelbar die Befugnis, das Kassensystem und die ordnungsgemäße Aufzeichnung sämtlicher Kassenvorgänge (also Einnahmen und Ausgaben) zu kontrollieren. Alternativ dazu kann sich der Prüfer allerdings auch als Testkäufer ausgeben. Er wird also in den öffentlich zugänglichen Bereichen des Steuerpflichtigen Testkäufe durchführen, ohne sich vorher ausweisen zu müssen. Somit kann er den Einsatz des Kassensystems und die erzeugten Dokumente (Kassenbon) unauffällig prüfen (sog. "Beobachtung der Kasse"). Sobald der Prüfer aber Einblick in die Geschäftsbücher und Aufzeichnungen nehmen möchte, muss er sich hierfür jedoch wie im Fall zuvor zunächst ausweisen.
Bei der Kassennachschau werden die folgenden Punkte geprüft:
Halten Sie alle relevanten Unterlagen bereit, also die Journal- und Auswertungsdaten des Kassensystems sowie die technischen Daten zur Registrierkasse. Ebenso sollte eine Weitergabe der Unterlagen und Daten in elektronischer Form an den Prüfer kurzfristig möglich sein. Lassen Sie sich am Ende ein Protokoll der Prüfung vom Prüfer aushändigen.
Was Sie für die Prüfung Ihrer Kasse berücksichtigen müssen.
